REFERAT ORGANIZACYJNY

Do zadań Referatu Organizacyjnego należy w szczególności:

1. Na stanowisku ds. obsługi Rady Miejskiej, spraw kadrowych i społecznych:

1. W zakresie Obsługi Rady:

1. obsługa posiedzeń Rady;
2. prowadzenie rejestrów uchwał Rady, Komisji raz interpelacji i zapytań radnych;
3. ewidencjonowanie interpelacji i zapytań radnych oraz wystąpień Komisji Rady kierowanych do Burmistrza;
4. wykonywanie zadań związanych z wyborami Prezydenta, Sejmu i Senatu, Rady Gminy, Sołtysów i Rad Sołeckich oraz innych organów przewidzianych przepisami;
5. dbanie o zgodne z przepisami prawa działanie Rady oraz jej organów;
6. obsługa i pomoc prawna dla Rady i jej organów oraz jednostek podporządkowanych i pomocniczych - sołectw;
7. wdrażanie uchwał Rady (w tym, m.in. publikacja w Dzienniku Wojewódzkim i na BIP);
8. przygotowanie posiedzeń Rady i jej organów, opracowanie materiałów na posiedzenia, uchwał, wniosków i opinii, przekazywanie ich właściwym organom i czuwanie nad ich realizacją;
9. występowanie do właściwych komórek organizacyjnych o dostarczanie niezbędnych opracowań albo o podjęcie innych prac dla potrzeb Rady.

1. W zakresie kadr i szkoleń:
   1. prowadzenie spraw osobowych i akt pracowników Urzędu, kierowników jednostek organizacyjnych Gminy, pracowników zatrudnionych w ramach robót publicznych, prac interwencyjnych oraz przygotowania zawodowego;
   2. kierowanie pracowników na okresowe badania lekarskie;
   3. prowadzenie spraw urlopowych pracowników w tym sporządzanie rocznego planu urlopów;
   4. prowadzenie spraw związanych ze szkoleniem i doskonaleniem pracowników;
   5. prowadzenie spraw rentowych i emerytalnych pracowników;
   6. sporządzanie umów zleceń.

1. Prowadzenie archiwum zakładowego.

1. W zakresie Spraw społecznych:
   1. współpraca z Wojewódzkim i Powiatowym Urzędem Pracy w sprawach zatrudnienia bezrobotnych, organizacja staży, robót publicznych i prac interwencyjnych na terenie Gminy;
   2. organizacja praktyk studenckich i uczniowskich w Urzędzie;
   3. prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem odznaczeń państwowych, resortowych i regionalnych dla pracowników;
   4. prowadzenie dokumentacji związanej ze stażami absolwenckimi;
   5. zamawianie i prowadzenie ewidencji i rejestru pieczęci urzędowych;

 Na stanowisku pracy do spraw obywatelskich, obronnych, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego należy w szczególności:

1) W zakresie spraw obywatelskich:

1. realizacja zadań dotyczących ewidencji ludności i spraw meldunkowych, w tym czynności związanych z PESEL;
2. prowadzenie postępowań administracyjnych dotyczących zameldowań i wymeldowań osób decyzją administracyjną;
3. sporządzanie analiz i sprawozdań w zakresie ewidencji i kontroli ruchu ludności;
4. udzielanie informacji adresowych, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami;
5. sporządzenie informacji o aktualnym stanie i zmianach w ewidencji dzieci i młodzieży w wieku od 3 do 18 lat i przesłanie ich właściwym dyrektorom szkół;
6. przyjmowanie wniosków i wydawanie dowodów osobistych;
7. prowadzenie i aktualizacja rejestru wyborców, sporządzanie i aktualizacja spisów wyborców oraz wydawanie decyzji administracyjnych w tym zakresie;
8. sporządzanie wykazów przedpoborowych i poborowych;
9. wydawanie zaświadczeń z akt ewidencji ludności.

2) W zakresie spraw obronnych:

1. planowanie obronne;
2. organizacja i funkcjonowanie systemu kierowania obronnością w Gminie, w szczególności stałego dyżuru i stanowiska kierowania;
3. przygotowanie Gminy w ramach systemu obronnego państwa do realizacji zadań umożliwiających mobilizacyjne rozwinięcie Sił Zbrojnych, w szczególności zorganizowania akcji kurierskiej;
4. wykonywanie zadań związanych z planowaniem i nakładaniem na terenie Gminy obowiązku świadczeń osobistych i rzeczowych na rzecz obrony;
5. przygotowanie rezerw osobowych na potrzeby obronności;
6. przygotowanie publicznej i niepublicznej służby zdrowia na potrzeby obronne państwa,
7. planowanie i organizowanie szkolenia obronnego;
8. kontrole wykonywanych zadań obronnych.

3) W zakresie obrony cywilnej:

1. opracowywanie i aktualizowanie planu obrony cywilnej gminy;
2. opracowywanie i uzgadnianie rocznych planów działania;
3. organizowanie, prowadzenie i koordynowanie szkoleń oraz ćwiczeń obrony cywilnej,
4. organizowanie szkolenia ludności w zakresie obrony cywilnej;
5. przygotowanie i zapewnienie działania systemu wykrywania i alarmowania oraz systemu wczesnego ostrzegania o zagrożeniach;
6. tworzenie i przygotowanie do działania jednostek organizacyjnych (formacje) obrony cywilnej;
7. przygotowanie i organizowanie ewakuacji (przyjęcia) ludności na wypadek powstania masowego zagrożenia dla życia i zdrowia na znacznym obszarze;
8. planowanie i zapewnienie środków transportowych, warunków bytowych oraz pomocy przedmedycznej, medycznej i społecznej dla ewakuowanej ludności;
9. planowanie i zapewnienie ochrony płodów rolnych i zwierząt gospodarczych oraz produktów żywnościowych i pasz, a także ujęć i urządzeń wodnych na wypadek zagrożenia zniszczeniem;
10. koordynowanie w gminie realizacji zadań związanych z funkcjonowaniem publicznych urządzeń zaopatrzenia w wodę w warunkach specjalnych;
11. planowanie i zapewnienie ochrony medycznej poszkodowanym w wyniku masowego zagrożenia życia i zdrowia ludności oraz nadzorowanie przygotowania zakładów opieki zdrowotnej do niesienia tej pomocy;
12. zaopatrywanie organów i formacji obrony cywilnej w sprzęt i środki techniczne;
13. niezbędne do wykonywania zadań obrony cywilnej, a także zapewnianie odpowiednich warunków przechowywania, konserwacji, eksploatacji, remontu i wymiany tego sprzętu;
14. integrowanie sił obrony cywilnej oraz służb i społecznych organizacji ratowniczych do prowadzenia akcji ratunkowych oraz likwidacji skutków klęsk żywiołowych i zagrożeń środowiska;
15. opiniowanie projektów aktów prawa miejscowego mających wpływ na realizacje zadań obrony cywilnej;
16. ustalanie wykazu instytucji państwowych, przedsiębiorców i innych jednostek organizacyjnych oraz społecznych organizacji ratowniczych funkcjonujących na obszarze gminy, przewidzianych do prowadzenia przygotowań i realizacji przedsięwzięć obrony cywilnej;
17. współpraca z terenowymi organami administracji wojskowej;
18. przygotowanie i zapewnienie niezbędnych sił do doraźnej pomocy w grzebaniu zmarłych;
19. prowadzenie magazynu i ewidencjonowanie sprzętu obrony cywilnej;
20. ustalanie zadań i kontrolowanie ich realizacji oraz koordynowanie i kierowanie działalnością w zakresie przygotowania i realizacji przedsięwzięć obrony cywilnej w instytucjach, u przedsiębiorców i w innych jednostkach organizacyjnych działających na obszarze gminy;
21. opracowywanie informacji dotyczących realizowanych zadań w zakresie obrony cywilnej.

4) W zakresie zarządzania kryzysowego:

1. obsługa i zapewnienie funkcjonowania gminnego zespołu zarządzania kryzysowego;
2.  kierowanie działaniami prowadzonymi na obszarze gminy w celu zapobieżenia skutkom klęski żywiołowej lub ich usunięcia, zgodnie z ustawa o stanie klęski żywiołowej;
3.  kierowanie działaniami związanymi z monitorowaniem, planowaniem, reagowaniem i usuwaniem zagrożeń na terenie gminy;
4. realizowanie zadań z zakresu planowania cywilnego, w tym:

- realizowanie zaleceń do gminnego planu reagowania kryzysowego,

- opracowywanie i przedkładanie Staroście Stargardzkiemu do zatwierdzenia gminnego planu reagowania kryzysowego;

1. organizowanie, i prowadzenie szkoleń, ćwiczeń i treningów z zakresu reagowania na potencjalne zagrożenia;
2. wykonywanie przedsięwzięć wynikających z planu operacyjnego funkcjonowania gminy;
3. przeciwdziałanie skutkom zdarzeń o charakterze terrorystycznym;
4. realizowanie zadań z zakresu ochrony infrastruktury krytycznej;
5. zapewnienie na obszarze gminy:

- pełnienia całodobowego dyżuru w celu zapewnienia przepływu informacji na potrzeby zarządzania kryzysowego,

- współdziałanie z centrami zarządzania kryzysowego organów administracji publicznej;

1. nadzór nad funkcjonowaniem systemu wykrywania i alarmowania oraz systemu wczesnego ostrzegania ludności;
2. współpraca z podmiotami realizującymi monitoring środowiska;
3. współdziałanie z podmiotami prowadzącymi akcje ratownicze, poszukiwawcze i humanitarne.

5) W zakresie tajemnicy państwowej, służbowej, ochrony informacji niejawnych oraz ochrony danych osobowych:

1. zapewnienie ochrony informacji niejawnych, w tym ich ochrony fizycznej;
2. kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji;
3. okresowa kontrola ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów;
4. opracowywanie planu ochrony informacji niejawnych w jednostce organizacyjnej i nadzorowanie jego realizacji;
5. szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych na zasadach określonych w ustawie o ochronie informacji niejawnych;
6. nadzorowanie pracy kancelarii tajnej w Urzędzie;
7. zapewnienie ochrony systemów i sieci teleinformatycznych, w których są wytwarzane;
8. przetwarzane, przechowywane lub przekazywane informacje niejawne;
9. współpraca z inspektorem bezpieczeństwa teleinformatycznego w zakresie zapewnienia ochrony systemów i sieci teleinformatycznych.

6) W zakresie oświaty:

1. koordynowanie działalności placówek oświatowych na terenie Gminy;
2. reprezentowanie spraw oświaty na forum Rady Miejskiej i jej komisji;
3. współpraca z Kuratorium Oświaty;
4. współpraca z dyrektorami placówek oświatowych w zakresie przygotowywania arkuszy organizacyjnych, opiniowanie arkuszy przed przedłożeniem do zatwierdzenia przez Burmistrza;
5. stała współpraca ze szkołami i przedszkolem;
6. koordynowanie realizacji obowiązku szkolnego i nauki i składanie informacji raz w roku;
7. sprawy związane z nagrodami dla uczniów i nauczycieli, dokształcanie itp.;
8. sprawy związane z dowożeniem uczniów do szkół (ustalanie harmonogramu i wprowadzanie zmian)
9.  przygotowywanie projektów uchwał Rady Miejskiej, Zarządzeń Burmistrza, postanowień, decyzji itp. dotyczących oświaty i punktów przedszkolnych);
10. koordynowanie spraw związanych z SIO i EN-3 oraz statystyki publicznej;
11. sporządzanie informacji o stanie oświaty (stan i zamierzenia);
12. inne sprawy związane z prowadzeniem placówek oświatowych na terenie Gminy

 7) Pozostałe sprawy:

a)  wydawanie zezwoleń na utrzymywanie psów ras uznawanych za agresywne.

Na stanowisku ds. obsługi Burmistrza, sekretariat, kancelaria.

1. Obsługa posiedzeń oraz narad i spotkań organizowanych przez Burmistrza.
2. Obsługa kancelaryjna i organizacyjno-techniczna Burmistrza.
3. Prowadzenie kancelarii, w tym zwłaszcza:
   1. przyjmowanie, rejestrowanie i rozdział korespondencji i przesyłek wpływających do Urzędu;
   2. wysyłanie korespondencji;
   3. prowadzenie rejestru przyjęć interesantów przez Burmistrza.
4. Udzielanie informacji petentom o kompetencjach organów Gminy, poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu i instytucji.
5. Nadzór nad wykonywaniem zadań związanych z udziałem Gminy w obchodach świąt państwowych, rocznic i innych uroczystości, w których uczestniczyć będą członkowie organów.-          
6. Przygotowywanie projektów pism będących reakcją na publikacje prasowe dotyczące   działania organów Gminy lub pracowników samorządowych.
7. Prowadzenie i rozliczanie eksploatacji samochodu służbowego.
8. Przygotowywanie, przyjmowanie i publikowanie informacji na stronie internetowej Gminy oraz w Biuletynie Informacji Publicznych w swoim zakresie.
9. Nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem BIP oraz moderowanie strony promocyjnej gminy.
10. Wnioskowanie i zgłaszanie potrzeb w zakresie zabezpieczenia środków finansowych na cele poprawy stanu bhp.
11. Zapewnienie wymaganych prawem szkoleń wstępnych i okresowych pracowników urzędu w zakresie bhp.