Szacowanie wartości zamówienia - Dostawa mobilnego elektronicznego systemu obsługi Rady Miejskiej w Ińsku

Ińsko, dnia 25 lipca 2018 r.

Gmina Ińsko

ul. Bohaterów Warszawy 38, 73-140 Ińsko

e-mail: urzad@insko.pl, fax: 91 5623-063

 

kieruje

ZAPYTANIE  O CENĘ

w celu oszacowania wartości zamówienia

 

Rodzaj zamówienia: dostawy i usługi

 

Przedmiot zamówienia: ,,Dostawa mobilnego elektronicznego systemu obsługi Rady Miejskiej w Ińsku”

 

Szczegóły:

 

Dostawa mobilnego elektronicznego systemu obsługi Rady Gminy umożliwiającego kompleksowe zarządzanie pracami Rady Gminy, obsługę posiedzeń Rady Gminy oraz Komisji wraz z archiwizacją danych związanych ze statusowymi działaniami Rady Gminy.

 

Wymagania dla systemu:

 

Wymagania minimalne:

1.   Możliwość dodawania do porządku obrad załączników w postaci elektronicznej takich jak projekty uchwał, załączniki do uchwał, mapy, prezentacje itp.

2.   Drukowanie materiałów sesyjnych.

 

Wymagania opcjonalne:

1.   Przygotowywanie i elektroniczna dystrybucja porządku obrad dla posiedzeń Rady Gminy oraz Komisji wraz z materiałami dla Radnych poprzez konto użytkownika w systemie na komputery i tablety.

2.   Zarządzenie bazą kontaktów i wewnętrzną komunikacją między Biurem Rady a Radnymi z możliwością przesyłania wiadomości poprzez e-mail i SMS. Archiwizowanie przesyłanych wiadomości w systemie z możliwością sprawdzenia historii korespondencji oraz potwierdzeń odbioru wiadomości SMS.

3.   Pobieranie i przeglądanie załączników

 

 

4.   Obsługa posiedzeń Rady Gminy poprzez:

1)   System Elektroniczny

 

Wymagania minimalne:

 

a)   15+1 mobilnych, bezprzewodowych terminali do głosowania + skrzynia transportowa

b)   elektroniczną obsługę głosowań (głosowanie jawne imienne i nieimienne)

c)   głosowania za pomocą systemu powinny być zabezpieczone. Możliwe wyłącznie dla osób będących na sali obrad, uprawnionych do głosowania i zalogowanych do systemu. Zabezpieczenie to powinno działać automatycznie.

d)  uruchamianie głosowań oraz sterowanie dyskusją powinno być możliwe z poziomu panelu Przewodniczącego Rady.

e)   prezentację porządku obrad z możliwością zmiany w czasie obrad.

f)   prezentacja przedmiotu głosowania, listy osób uprawnionych do głosowania i wyników głosowania w czasie posiedzenia z możliwością wygenerowania protokołu z głosowania

g)   przygotowanie projektów protokołu z posiedzeń z automatycznym przekazywaniem wyników głosowań do projektu protokołu

h)   sporządzanie raportu obecności z możliwością przekazania go do projektu protokołu

i)    możliwość pracy off-line

j)    laptop do obsługi systemu o przekątna ekranu  co najmniej 15”, procesor co najmniej Intel  I5, pamięć  8 MB, HDD 500 MB, okablowanie, itp.

 

Wymagania opcjonalne:

a)   elektroniczną rejestrację radnych zgłaszających pytania do wnioskodawców projektów uchwał i innych materiałów będących przedmiotem obrad w trybie normalnym oraz ad vocem

b)   elektroniczną rejestrację radnych zgłaszających się do dyskusji nad projektami uchwał i innymi materiałami będącymi przedmiotem obrad

c)   elektroniczną rejestrację wniosków formalnych

d)  elektroniczną obsługę głosowań (głosowanie jawne imienne i nieimienne) z automatyczną publikacją w internecie. Możliwość komunikacji z BIP Zamawiającego

e)   możliwość ustawienia czasu wypowiedzi oraz wyświetlanie w czasie posiedzenia licznika czasu wypowiedzi i komunikatu o przekroczeniu czasu wypowiedzi

f)   możliwość komunikacji z programem do obróbki uchwał.

 

2)   System nagłośnienia

a)   mikrofon pojemnościowy

b)   okablowanie, statyw, itp.

 

3)   System transmisji

a)   system transmisji na żywo z sali o powierzchni ok. 50m2

b)   mobilna kamera FullHD lub kamery cyfrowe FullHD z możliwością rejestracji oraz transmisji strumieniowej do internetu WiFi oraz prezentacji na monitorze lub ekranie poprzez rzutnik

c)   możliwością archiwizacji na dysku zewnętrznym (w sytuacji archiwizacji na dysku zewnętrznym oferta powinna uwzględniać dostarczenie dysku zewnętrznego o pojemności co najmniej 1 TB) lub w inny trwały wskazany sposób

d)  modem do transmisji internetowej

e)   okablowanie, statyw/ uchwyt ścienny itp.

 

4)   System prezentacji:

a)   mobilny  rzutnik FullHD

b)   okablowanie, uchwyt ścienny/przysufitowy itp.

 

5.   Integracja wymienionych systemów.

 

Inne wymagania zamawiającego:

1.   Zapewnienie zgodności z przepisami dotyczącymi obsługi Rady Gminy

2.   Zapewnienie zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych.

3.   Modyfikacja systemu w ślad za zmieniającymi się przepisami.

4.   Zgodność technologiczna dostarczonego sprzętu i oprogramowania ze środowiskiem informatycznym Zamawiającego:

5.   Udostępnienie oprogramowania w infrastrukturze informatycznej Wykonawcy.

6.   Przechowywanie danych/archiwizacja na serwerach znajdujących się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej lub na dysku zewnętrznym (w sytuacji archiwizacji na dysku zewnętrznym oferta powinna uwzględniać dostarczenie dysku zewnętrznego o pojemności co najmniej 1 TB)

7.   Udostępnienie kopii zapasowej danych wraz z oprogramowaniem do ich prezentacji na żądanie Zamawiającego.

8.   Zapewnienie ciągłości funkcjonowania oprogramowania.

Wykonawca zobowiązuje się do powiadamiania Zamawiającego o wszelkich pracach serwisowych uniemożliwiających korzystanie z w/w systemu na 7 dni roboczych przed ich wykonaniem.

9.   Świadczenie usług wsparcia technicznego w zakresie przedmiotu umowy poprzez kontakt telefoniczny lub korespondencję za pośrednictwem poczty elektronicznej e-mail w terminach pracy urzędu.

10. Objęcie serwisem systemu informatycznego i usuwanie wszelkich nieprawidłowości zgłoszonych przez Zamawiającego, a wynikających z przyczyn, za które Wykonawca odpowiada, przy zachowaniu następujących terminów: 3 dni robocze w przypadku oprogramowania i 2 godziny w przypadku hostingu na serwerach Wykonawcy.

11. Gwarancja Wykonawcy na cały zamówiony sprzęt powinna wynosić 24 miesiące. Serwis gwarancyjny powinien być świadczony w siedzibie Zamawiającego. Czas reakcji na awarię określa się na 24 godziny licząc od czasu powiadomienia (telefon, e-mail). Przez czas reakcji rozumie się czas, w którym pracownik Wykonawcy określi rodzaj uszkodzenia oraz termin naprawy lub termin dostarczenia sprzętu zastępczego o parametrach nie gorszych niż uszkodzony nie dłuższy niż 3 dni.

12. Dostarczenie instrukcji dla użytkowników i administratorów systemu.

13. Wdrożenie systemu, w tym instalacja sprzętu i oprogramowania oraz przeszkolenie użytkowników w siedzibie Zamawiającego.

 

Termin realizacji: do 30.11.2018 r.

 

Niniejsze zapytanie nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 Kodeksu cywilnego i nie jest zaproszeniem do podpisania umowy w sprawie przedmiotowego zamówienia.

 

Termin nadsyłania odpowiedzi upływa 10 sierpnia 2018 r. Odpowiedzi złożone po upływie tego terminu nie będą rozpatrywane.

 

Odpowiedzi należy przesyłać:

-na adres mailowy mkupczynski@insko.pl

-faxem na nr 91 5623-063

-osobiście w siedzibie jednostki: ul. Boh. Warszawy 38, 73-140 Ińsko

Zastępca Burmistrza

-/Michał Kupczyński/-