Zapytanie ofertowe

Zapytanie ofertowe

Nr RG.1.5.2020.K.P

z dnia 10.08.2020 r.

 

 

PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA:

 

Dostawa i montaż 3 opraw solarnych LED zasilanych panelami fotowoltaicznymi na działce przy świetlicy wiejskiej (2 kpl.) oraz przy placu zabaw (1 kpl.) w miejscowości Studnica gm. Ińsko.

 

 

 

 

 

 

 

 

ZAMAWIAJĄCY:

Gmina Ińsko

ul. Bohaterów Warszawy 38

73-140 Ińsko

NIP 854-223-24-03

 

 

 

 

 

 

Zatwierdził w dniu 10.08.2020 r.

Jacek Liwak – Burmistrz Ińska

I.   Opis sposobu przygotowania oferty.

 

1. Wymogi formalne oferty:
   1. Oferta winna być sporządzona w języku polskim oraz podpisana przez osobę (osoby) upoważnione do reprezentowania oferenta.
   2. Oferta musi być trwale zespolona. Przez trwałe zespolenie rozumie się:
      1. W przypadku oferty składanej w wersji papierowej oferta wraz z wszystkimi załącznikami powinna być zbindowana lub spięta zszywaczem;
      2. W przypadku oferty składanej w wersji elektronicznej (za pośrednictwem e-mail) oferta wraz ze wszystkimi załącznikami powinna być zeskanowana do 1 pliku pdf.
   3. Każdy wykonawca może złożyć wyłącznie jedną ofertę, w której musi być zaoferowana tylko jedna ostateczna cena.
   4. Ofertę należy złożyć na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania.
2. Oferty wykonawców, którzy nie spełniają warunków formalnych określonych w pkt. 1.1 – 1.4 niniejszego rozdziału mogą zostać jednokrotnie uzupełnione w terminie nie późniejszym niż 2 dni robocze od daty otrzymania wezwania mailowego lub pisemnego Zamawiającego. Jeżeli oferty wykonawców nie zostaną uzupełnione, zostaną odrzucone i nie będą podlegały dalszej ocenie.
3. Oferty wykonawców, którzy nie spełniają warunków formalnych określonych w pkt. 1.1 – 1.4 niniejszego rozdziału mogą zostać jednokrotnie uzupełnione w terminie nie późniejszym niż 2 dni roboczych od daty otrzymania wezwania mailowego lub pisemnego Zamawiającego. Jeżeli oferty wykonawców nie zostaną uzupełnione, zostaną odrzucone i nie będą podlegały dalszej ocenie.
4. Oferty wykonawców, którzy nie spełniają warunków formalnych określonych w pkt. 1.3 niniejszego rozdziału, tj. złożą więcej niż jedną ofertę, winni są oświadczyć w formie mailowej lub papierowej w terminie nie późniejszym niż 2 dni robocze od daty otrzymania wezwania mailowego lub pisemnego Zamawiającego, która z ofert jest wiążąca. Wówczas pozostałe oferty (o ile wpłynęły do siedziby Zamawiającego w formie papierowej) zostaną zniszczone, co zostanie opisane w protokole do niniejszego zamówienia. Jeżeli Wykonawcy nie złożą oświadczenia zgodnego z prośbą Zamawiającego, oferty zostaną odrzucone i nie będą podlegały dalszej ocenie.
5. Oferty wykonawców, którzy nie spełniają warunków formalnych określonych pkt. 1 niniejszego rozdziału mogą zostać jednokrotnie uzupełnione w terminie nie późniejszym niż 5 dni roboczych od daty otrzymania wezwania mailowego lub pisemnego Zamawiającego. Jeżeli oferty wykonawców nie zostaną uzupełnione, zostaną odrzucone i nie będą podlegały dalszej ocenie.

 

II. Dokumenty wymagane od wykonawców.

 

1. Oferta sporządzona na formularzu stanowiącym część A załącznika nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.
2. Oświadczenie Oferenta o spełnianiu kryteriów uczestnictwa w postępowaniu na formularzu stanowiącym część B załącznika nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.
3. Oświadczenie Oferenta o braku powiązań kapitałowych lub osobowych z Zamawiającym na formularzu stanowiącym część C załącznika nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.
4. Jeżeli upoważnienie do podpisania oferty nie wynika z dokumentu rejestrowego do oferty należy dołączyć pełnomocnictwo osoby podpisującej ofertę.
5. W przypadku nie złożenia przez oferenta wszystkich wymaganych zgodnie z Rozdziałem II niniejszego zapytania ofertowego dokumentów, Oferent ma prawo jednokrotnie uzupełnić ww. dokumenty w terminie nie późniejszym niż 2 dni roboczych od daty otrzymania wezwania mailowego lub pisemnego Zamawiającego. W przypadku braku uzupełnień oferta zostanie odrzucona i nie będzie podlegała dalszej ocenie. 

 

III. Podmioty uprawnione do udziału w postępowaniu.

1. W postępowaniu mogą wziąć udział Oferenci, którzy:
   1. Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień.
   2. Posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.
   3. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.
   4. Nie otwarto wobec nich likwidacji, ani nie ogłoszono upadłości
   5. Nie zalegają z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne.
   6. Nie zostali prawomocnie skazani za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych.
   7. W przypadku których wspólnik spółki jawnej, partner lub członek zarządu spółki partnerskiej, komplementariusz spółki komandytowej oraz spółki komandytowo-akcyjnej członek organu zarządzającego osoby prawnej nie został prawomocnie skazany za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych.
   8. Wobec których, sąd nie orzekł zakazu ubiegania się o zamówienia, na podstawie przepisów o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary.
   9. Nie są podmiotami powiązanymi osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania pomiędzy Zamawiającym, osobą upoważnioną do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego, osobami wykonującymi czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy oraz wykonawcą, polegające w szczególności na:
      1. uczestniczeniu w spółce, jako wspólnik  spółki cywilnej lub osobowej;
      2. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa lub nie został określony przez IZ PO;
      3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego, zarządczego, prokurenta, pełnomocnika;
      4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
   10. Oferty nie spełniające warunków określonych w niniejszym punkcie zostaną odrzucone ze względów formalnych.

IV. Przedmiot zamówienia.

1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa i montaż 3 kompletów opraw solarnych LED
   (w tym oprawa LED, słup, maszt o wys. do 5,6 m, fundament, panel fotowoltaiczny, akumulator żelowy, kontroler) o mocy minimalnej 20W zasilanych panelami fotowoltaicznymi na działce przy świetlicy wiejskiej (2 kpl.) oraz przy placu zabaw
   (1 kpl.) w miejscowości Studnica gm. Ińsko.

V. Miejsce realizacji:

Działka nr geod. 23 obr. 0007 Studnica gm. Ińsko (świetlica wiejska) oraz nr 47/2 obr. 0007 Studnica gm. Ińsko (plac zabaw), powiat stargardzki, woj. zachodniopomorskie.   

VI. Wymagany termin realizacji zamówienia.

Od dnia zawarcia umowy do dnia 15 października 2020 r.

VII. Kryteria oceny ofert.

1. Końcowa ocena oferty zostanie złożona z następujących kryteriów:
   1. Oferowana cena brutto za zadanie - 70% (max. 70 punktów).
   2. Okres realizacji zamówienia -  30% (max. 30 punktów).

 

2. Obliczenie oceny oferty w ramach kryterium:
   1. „oferowana cena” nastąpi wg. następującego wzoru:

najniższa oferowana cena brutto za zamówienie ogółem	x 70 punktów
oferowana cena brutto za zamówienia ogółem

 

2.2 „Okres realizacji zamówienia” nastąpi wg. następującego wzoru:

najkrótszy oferowany czas realizacji zamówienia	x 30 punktów
oferowany czas realizacji zamówienia

 

 

VIII. Opis sposobu obliczenia ceny oferty.

1. Cena oferty powinna być przedstawiona jako cena ryczałtowa brutto za całość realizacji zadania.
2. Cena (brutto) = Cena netto + podatek VAT.
3. Okres realizacji zamówienia – obejmuje okres od rozpoczęcia realizacji zamówienia  (podpisania umowy) do czasu jej ostatecznego zakończenia i zgłoszenia do odbioru końcowego. Oferta czasowa powinna być podawana w dniach obejmujących również soboty i niedziele oraz dni wolne od pracy.

IX. Postanowienia istotne dla zamawiającego, które zostaną wprowadzone do umowy.

1. W umowie zawarte zostaną następujące uwarunkowania:
   1. obowiązek udostępnienia na każde żądanie dokumentacji, w tym dokumentacji finansowej, związanej z realizacją zamówienia;
   2. możliwość zmiany szczegółowego zakresu zamówienia w wyniku zmiany wymogów formalnych związanych z realizacją projektu.
2. Umowa pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą będzie przewidywać kary umowne. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne w następujących przypadkach:
   1. odstąpienia od realizacji umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy – w wysokości 30% wartości umowy,
   2. niespełnienia określonych w zapytaniu ofertowym wymagań dotyczących realizacji przedmiotu zamówienia (np. nieprawidłowe parametry, zła jakość lub zniszczenia przedmiotu zamówienia) – w wysokości 20% wartości umowy,
   3. zwłoki w wykonaniu przedmiotu zamówienia – w wysokości 0,1% wynagrodzenia umownego za każdy dzień zwłoki.
   4. Kary umowne nie dotyczą przypadków spowodowanych siłą wyższą.
3. Zamawiający przewiduje możliwość zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy. Każda zmiana i uzupełnienie umowy, będzie wymagać aneksu w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Poza innymi przypadkami określonymi w treści umowy, zmiany umowy będą mogły być wprowadzane w związku z zaistnieniem okoliczności, których wystąpienia Zamawiający i Wykonawca nie przewidywali w chwili zawierania umowy. Zamawiający dopuszcza możliwość zmian redakcyjnych umowy oraz zmian będących następstwem zmian danych zarówno jego, jak i Wykonawcy ujawnionych w rejestrach publicznych, a także zmian korzystnych z punktu widzenia realizacji przedmiotu umowy, w szczególności przyspieszających realizację, obniżających koszt ponoszony przez Zamawiającego bądź zwiększających użyteczność przedmiotu umowy. Wszelkie zmiany wprowadzane do umowy dokonywane będą z poszanowaniem obowiązków wynikających z obowiązującego prawa.
4. W uzasadnionych przypadkach, Zamawiający dopuszcza możliwość udzielenia Wykonawcy zamówienia uzupełniającego.
5. W razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie Zamawiającego - czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy - Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 14 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach.
6. Płatności:
   1. Zamawiający nie przewiduje płatności częściowych.
   2. Płatność za odebrane protokolarnie przedmiot zamówienia nastąpi przelewem w terminie do 30 dni.
   3. Płatność zrealizowana zostanie na podstawie dostarczonej do siedziby Zamawiającego faktury VAT wraz z protokołem odbioru.

IX. Oferty częściowe i wariantowe.

     1. W niniejszym zapytaniu nie dopuszcza się składania ofert częściowych.

     2. Nie dopuszcza się w niniejszym zapytaniu możliwości składania ofert wariantowych.

X. Termin związania ofertą

    Minimalny termin związania ofertą wynosi 30 dni.

XI. Miejsce i termin składania ofert.

1. Oferty należy składać do dnia 24.08.2020 r. do godziny 16.00 włącznie, w jeden z wymienionych poniżej sposobów:

• drogą pocztową na adres Zamawiającego: Gmina Ińsko 73-140 Ińsko, ul. Bohaterów Warszawy 38,
• osobiście w godzinach 8:00 – 15:30 w sekretariacie Zamawiającego pod adresem: Gmina Ińsko 73-140 Ińsko, ul. Bohaterów Warszawy 38, pok. 14 (sekretariat).
• mailem - przesłanie skanu podpisanej oferty wraz z wymaganymi załącznikami na adres: urzad@insko.pl

Za datę złożenia oferty uznana zostanie data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego.

 

2. Zamawiający powiadomi na swojej stronie internetowej o wynikach postępowania w ciągu 7 dni od zakończenia postępowania.

 

XII. Tryb udzielania wyjaśnień.

Wykonawca może zwrócić się na piśmie do Zamawiającego o wyjaśnienie dotyczące zamówienia, a zamawiający udzieli niezwłocznie wyjaśnień wykonawcy. Zamawiający dopuszcza wszelkie formy składania zapytań, w tym za pośrednictwem poczty elektronicznej.

XIII. Osoby uprawnione do kontaktowania się z wykonawcami.

Osobą uprawnioną do kontaktów z wykonawcami jest:

- Krzysztof Paluch tel. 91 5623025;  e-mail kpaluch@insko.pl.

XIV. Inne.

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego zapytania w następujących przypadkach:
   1. nie złożono żadnej oferty niepodlegającej odrzuceniu;
   2. cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający zgodnie z budżetem Projektu może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba że Zamawiający może zwiększyć tę kwotę do ceny najkorzystniejszej oferty;
   3. wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć;
   4. postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy w sprawie zamówienia publicznego.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odmowy udzielenia informacji o złożonych ofertach, jeżeli oferent zastrzegł ochronę tajemnicy przedsiębiorstwa (w rozumieniu art. 11 ust. 4 Ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji) w stosunku do całości lub części oferty.

 

 

XV. Załączniki.

1. Wzór oferty, w której skład wchodzi:

• formularz ofertowy (część A),
• oświadczenie Oferenta o spełnianiu kryteriów uczestnictwa w postępowaniu (część B),
• oświadczenie Oferenta o braku powiązań kapitałowych lub osobowych z Zamawiającym (część C).

2. Mapka – lokalizacja działek do montażu lamp